Llevar las cuentas de la reventa se resuelve con una hoja de cálculo de tres pestañas y quince minutos al mes. Lo importante no es la herramienta, es apuntar el gasto completo y no solo el precio del lote. La mayoría de quienes creen ganar dinero revendiendo se olvidan del embalaje, de las comisiones y del porte, y ahí es donde se evapora el margen.
Tres hojas y ninguna más
Abre una hoja de cálculo gratuita y crea tres pestañas. Si añades más, dejarás de rellenarlas a las dos semanas.
- Compras: cada lote o caja que entra, con su coste total.
- Ventas: cada artículo cobrado, con lo que has ingresado de verdad.
- Gastos: todo lo demás, desde el rollo de cinta hasta la comisión de una app.
La cuarta pestaña que casi nadie hace y casi todos necesitan es un resumen de tres celdas: total ingresado, total gastado y diferencia. Se calcula sola y es la única cifra que miras a diario.
Las columnas que importan
No te pases de columnas. Estas llegan para llevar el control de un negocio de reventa pequeño:
| Hoja | Columnas |
|---|---|
| Compras | Fecha, proveedor, referencia, artículos recibidos, coste total, factura sí o no |
| Ventas | Fecha, código del artículo, plataforma, precio cobrado, envío pagado por, comisión |
| Gastos | Fecha, concepto, importe, a qué lote se asigna, justificante |
La columna del código del artículo es la que une todo. Si has etiquetado el género al guardarlo, ya la tienes, y en organizar el stock en casa está el sistema para ponerla en marcha.
Lo que cuenta como gasto y lo que se olvida
El precio del lote es la parte fácil. Lo que falsea las cuentas es lo pequeño:
- Cinta, cajas, bolsas, papel y etiquetas.
- El porte cuando lo asumes tú para cerrar la venta.
- La comisión de la plataforma y la de la pasarela de pago. Varían por servicio y cambian con el tiempo, así que consulta las tarifas vigentes de cada una.
- Los desplazamientos a puntos de entrega y la gasolina.
- Pilas, cables o recambios que compras para dejar un artículo vendible.
- Lo que descartas y va al punto limpio, que es coste puro.
Apúntalo aunque sean tres euros. Repartido entre cuarenta artículos, ese detalle decide si ganas o empatas.
El cierre de mes en quince minutos
Una vez al mes, con el extracto bancario delante, haz siempre lo mismo:
- Comprueba que cada cobro del banco tiene su fila en la hoja de ventas.
- Suma los gastos del mes y compáralos con los cargos.
- Actualiza el estado de cada lote: cuánto has recuperado de lo que pagaste.
- Mira qué plataforma te ha dejado más euros limpios, no más ventas.
- Archiva los justificantes del mes en una carpeta con el nombre del mes.
De ahí sale la única pregunta que importa: cuánto te queda por hora dedicada. Para calcular el margen por artículo y el punto de equilibrio de una caja entera, tienes las fórmulas en cómo calcular el margen de reventa y una calculadora de reventa que hace las cuentas por ti.
Justificantes desde el primer día
Guarda la factura de cada compra, aunque empieces probando con una caja. Acredita el origen del género, respalda el gasto y te hace falta si algún día das el paso a profesional. Qué debe llevar ese documento lo detalla la guía de facturas al comprar lotes.
Sobre impuestos, aquí solo hay información general. Si revendes de forma habitual, las obligaciones no son las mismas que si vendes cuatro cosas sueltas de tu casa, y las plataformas comunican datos de sus vendedores. El panorama está explicado en revender devoluciones, Hacienda y la DAC7, pero esto no es asesoramiento fiscal: consulta la información oficial de la Agencia Tributaria o habla con un asesor antes de tomar decisiones.
Tres errores que inflan el resultado
- Contar la venta antes de cobrarla. Un artículo reservado no es una venta.
- Olvidar el valor del stock parado. El dinero que sigue en las cajas no está en tu bolsillo.
- Mezclar la cuenta personal con la del negocio. Si puedes, usa una cuenta o al menos una tarjeta distinta. Cuadrar así cuesta la mitad.
Empieza con la próxima compra
Crea las tres pestañas antes de que llegue tu siguiente lote, no después. Cuando abras la caja grande de electrónica y hogar con sus hasta 90 artículos, el albarán con la lista y los valores de referencia te da la primera fila de compras hecha, y solo tendrás que ir apuntando cada venta según salga.