Un negocio de reventa sin números es una afición cara. La buena noticia es que no necesitas software complejo: dos hojas de cálculo bastan para saber qué cajas rinden, qué artículos pierden dinero y cuánto cuesta tu tiempo. Este es un modelo que puedes copiar y adaptar.
Hoja 1: «Cajas»
Una fila por caja comprada.
| Columna | Qué anotas | Ejemplo |
|---|---|---|
| ID caja | Un código propio | C001 |
| Tipo | Caja de entrada, electrónica, 40 artículos… | Entrada |
| Fecha de entrega | Para el plazo de devolución | dd/mm |
| Precio pagado (con IVA) | Lo que aparece en la factura | 49 € |
| Nº de factura | Para localizarla | F-1234 |
| Artículos recibidos | Total de la caja | 20 |
| Artículos vendibles | Tras clasificar | 14 |
| Coste por vendible | Precio / vendibles | 3,50 € |
La columna «Coste por vendible» es la que cuenta. Se calcula con una fórmula sencilla: precio entre vendibles. El ejemplo de la tabla (49 € entre 14) es ilustrativo y da 3,50 €.
Hoja 2: «Artículos»
Una fila por artículo que vayas a vender.
| Columna | Qué anotas |
|---|---|
| Código | Enlazado con la etiqueta física |
| ID caja | De qué caja sale |
| Descripción | Breve |
| Estado | Embalaje abierto, usado, con defecto… |
| Coste asignado | Coste por vendible de su caja |
| Fecha de publicación | Cuándo lo anuncias |
| Canal | Dónde lo vendes |
| Precio de venta | Lo que cobras |
| Comisión | Lo que retiene el canal |
| Envío y embalaje | Lo que gastas |
| Fecha de venta | Cuándo cobras |
| Margen | Precio − coste − comisión − envío |
| Días hasta vender | Fecha de venta − publicación |
Con estas columnas puedes ordenar por margen, por canal o por días hasta vender. Es la base de una buena decisión.
Tres fórmulas que usarás siempre
- Margen por artículo = precio de venta − coste asignado − comisión − envío y embalaje.
- Margen por caja = suma de márgenes de sus artículos − gastos extra de la caja.
- Días hasta vender = fecha de venta − fecha de publicación.
Si esto te parece mucho, empieza solo con la hoja de cajas y las cuatro primeras columnas de la hoja de artículos. Lo importante es empezar y no dejar huecos.
Ejemplo ilustrativo de lectura
Ejemplo ilustrativo, con cifras inventadas para entender la lectura. Supón dos cajas de entrada. En la hoja ves que la caja C001 tiene un margen total positivo y tarda pocos días en vender, mientras que la C002 tiene muchos artículos parados. Eso te dice que el tipo de artículo de C001 encaja mejor con tu canal. Sin la hoja, tendrías solo una sensación.
Datos que muchos olvidan anotar
- Fecha de entrega de la caja, para controlar el plazo de devolución de 15 días naturales.
- Gastos de embalaje, aunque sean pequeños.
- Devoluciones de clientes: si te devuelven un artículo, el margen cambia.
- Artículos descartados: aunque no se vendan, cuentan como pérdida de la caja.
- Tiempo dedicado, en una celda aparte.
Cómo usar la hoja para decidir
Cada semana, mira tres cosas:
- ¿Qué cajas están recuperadas? (margen acumulado ≥ coste de la caja).
- ¿Qué artículos llevan más de 30-60 días sin venderse? Candidatos a bajar precio o cambiar de canal. Hay más ideas en rotación de stock en una tienda de devoluciones.
- ¿Qué canal da más margen? Quizá deberías vender más allí.
Conexión con la parte fiscal
Esta hoja es un control interno y no sustituye a tu contabilidad oficial. Aun así, es muy útil para tu gestor: tienes las facturas por caja, los ingresos por canal y los gastos. Si todavía no has resuelto el alta y las obligaciones, lee hacerse autónomo para revender mercancía de devoluciones, y pide factura con IVA al hacer tus pedidos.
Una revisión mensual de cinco minutos
Una vez al mes, filtra tu hoja por canal y ordena por margen. Verás qué canal rinde más y qué tipo de artículo te cuesta más tiempo. Revisa también los artículos con más de 60 días sin vender y decide qué hacer con cada uno. Por último, suma el margen total del mes y réstale una estimación de tus horas: el resultado te dice si el negocio paga tu tiempo o solo cubre costes. Es una cifra incómoda a veces, pero es la que importa.
Cómo empezar hoy
Abre una hoja nueva, crea las dos pestañas y rellena la primera fila con tu primera caja. Si todavía no la tienes, puedes elegirla en la tienda, con envío gratis por Correos en 24-48 horas.