Pedir la factura de una compra online es más fácil si lo haces por escrito y con tus datos fiscales delante. El vendedor está obligado a expedirla en todo caso cuando quien compra es un empresario o profesional que actúa como tal, y también cuando el comprador la exige para ejercer un derecho de naturaleza tributaria.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Para tu situación concreta, consulta con un asesor o en la Agencia Tributaria.
Tique, factura simplificada y factura completa
Son tres nombres para cosas distintas y conviene no mezclarlos.
El tique de toda la vida desapareció como figura propia con el reglamento de facturación en vigor. Lo que hoy te dan en una compra pequeña es una factura simplificada: lleva número y serie, fecha, los datos fiscales de quien vende, el tipo de bienes entregados, el tipo impositivo aplicado y el importe total. Sirve como justificante de gasto, pero por sí sola no basta para deducir el IVA.
La factura completa añade lo que falta: tus datos fiscales como destinatario, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA desglosada. Es la que necesitas si compras como empresa o como autónomo.
Cuándo están obligados a dártela
El marco es el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el reglamento de las obligaciones de facturación. Su artículo 2 establece la regla general para empresarios y profesionales, y en su apartado 2 aclara que debe expedirse factura en todo caso en dos supuestos que te interesan:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, sea cual sea su régimen de tributación.
- Cuando el destinatario la exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
Es decir: si compras para tu actividad, la factura no es un favor. Y si compras como particular y necesitas el documento por un motivo fiscal, también puedes exigirlo.
Qué datos tiene que llevar para que te sirva
Si te entregan una factura simplificada y la necesitas para deducir, el propio reglamento resuelve el problema en su artículo 7. Cuando el destinatario es un empresario o profesional y así lo exige, quien expide la factura debe hacer constar además:
- Tu número de identificación fiscal y tu domicilio.
- La cuota tributaria repercutida, consignada por separado.
Lo mismo se aplica cuando el destinatario no es empresario o profesional pero necesita esos datos para ejercer un derecho de naturaleza tributaria. Repasa siempre que el número de pedido y la fecha coincidan con lo que tienes, porque un error ahí te obliga a pedir una rectificativa más adelante.
Cuándo pedirla y en qué plazo
Cuanto antes, mejor: en el propio pedido si la tienda te da esa opción, o por correo nada más recibir la confirmación. El reglamento fija que las facturas se expidan en el momento de realizarse la operación, con una excepción importante: si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, el plazo llega hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del impuesto.
En la práctica, pedirla después también funciona, pero cruzarás más correos. Y si la compra es de diciembre y la pides en marzo, te habrá tocado cerrar el trimestre sin ella.
Por qué la necesitas si revendes
Al comprar mercancía para revenderla, la factura deja de ser un papel y pasa a ser la base de tus cuentas. Sin ella no puedes acreditar lo que pagaste, ni justificar el coste de tus existencias, ni ordenar el IVA soportado.
Hay otro motivo menos evidente. Si vendes artículos usados, el régimen especial de bienes usados obliga a llevar un control muy concreto de cada compra y cada venta: lo explicamos en qué es el REBU y cuándo se aplica. Y cuando las plataformas comunican tus ventas a la administración, poder enseñar en qué te gastaste el dinero cambia mucho la conversación. Eso está en revender devoluciones, Hacienda y la DAC7.
Un consejo práctico de almacén: guarda cada factura de compra en la misma carpeta que las fotos del lote y el manifiesto o el albarán. Cuando tengas que calcular el coste por artículo, como explicamos en comprar lotes de productos para revender, lo agradecerás.
Cómo pedir la factura de un pedido nuestro
Somos una tienda española independiente, sin relación con Amazon, y atendemos solo por correo. Escribe a pedidos@stockdirecto.eu de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00, con estos datos: número de pedido, nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal. Cuanto más completo llegue el mensaje, menos vueltas hace.
Si compras para revender, lo lógico es pedirla desde el primer pedido y no cuando ya llevas cinco. La caja grande de electrónica y hogar de 195 € reúne hasta 90 artículos, así que una sola compra ya te obliga a llevar un registro ordenado. El resto de formatos, incluidos los palets a medida, están en nuestros lotes de devoluciones de Amazon, y las condiciones de venta en las condiciones de compra.
Hazlo hoy con tu última compra: abre el correo de confirmación, copia el número de pedido y pide la factura antes de que se te olvide. Es el trámite más barato de tu negocio y el que más se agradece cuando toca cerrar cuentas.